ISF là gì? Tầm quan trọng của khai ISF khi xuất khẩu hàng hoá sang Mỹ

Khi xuất khẩu hàng hóa vào thị trường Mỹ, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến chất lượng, giá cả hay chứng từ thông thường như invoice, packing list, C/O… mà còn phải đặc biệt chú ý đến một loại tờ khai bắt buộc mang tên ISF (Importer Security Filing). Vậy ISF là gì? Khai ISF cần lưu ý gì đặc biệt không?

ISF là gì?

ISF (Importer Security Filing), hay còn được gọi là tờ khai an ninh nhập khẩu – “10+2”, là thủ tục bắt buộc do Cơ quan Hải quan và Biên phòng Hoa Kỳ (CBP) ban hành. Quy định này áp dụng cho mọi lô hàng nhập khẩu vào Mỹ bằng đường biển, với mục tiêu đảm bảo an ninh quốc gia và an toàn chuỗi cung ứng quốc tế.

Trước khi container được xếp lên tàu tại cảng đi, nhà nhập khẩu hoặc đại lý được ủy quyền phải khai ISF để CBP nắm trước các thông tin liên quan đến lô hàng như: người bán, người mua, nơi sản xuất, nơi đóng hàng, mã HS, quốc gia xuất xứ… Việc này giúp CBP đánh giá rủi ro an ninh trước khi hàng hóa đến lãnh thổ Mỹ.

Quy định về khai ISF cho hàng hoá nhập khẩu vào Mỹ

Tại sao cần khai ISF?

Việc khai ISF là một phần của chương trình an ninh hàng hải mà Chính phủ Hoa Kỳ áp dụng sau sự kiện 11/9, với mục tiêu phát hiện sớm các rủi ro trong chuỗi cung ứng quốc tế.Cụ thể, ISF giúp CBP:

- Thu thập thông tin chi tiết về hàng hóa, người bán, người mua, và các bên tham gia giao dịch.

- Phân tích nguy cơ an ninh, phát hiện sớm hàng hóa bất hợp pháp hoặc tiềm ẩn rủi ro.

- Ngăn chặn gian lận thương mại, buôn lậu hoặc vận chuyển hàng cấm.

- Giảm thời gian kiểm tra tại cảng, giúp quá trình thông quan hàng hóa nhanh hơn, ổn định hơn.

Tóm lại, ISF không chỉ là thủ tục bắt buộc mà còn là bước quan trọng bảo vệ lợi ích của chính doanh nghiệp xuất nhập khẩu khi tham gia vào thị trường Mỹ – một trong những thị trường nghiêm ngặt nhất thế giới.

Khi nào hàng hóa được yêu cầu phải khai ISF?

ISF chỉ áp dụng cho hàng hóa nhập khẩu vào Mỹ bằng đường biển (sea freight). Tất cả các hình thức vận chuyển sau đều thuộc diện bắt buộc: Hàng nguyên container (FCL), hàng lẻ (LCL), hàng gom container (Consolidated shipment)

Ngược lại, các trường hợp không cần khai ISF gồm: Hàng hóa xuất khẩu từ Mỹ ra nước ngoài, hàng vận chuyển bằng đường hàng không, đường bộ hoặc đường sắt và hàng quá cảnh, không tiêu thụ tại Mỹ.

Thời hạn nộp ISF: Tờ khai ISF phải được nộp ít nhất 24 giờ trước khi container được xếp lên tàu tại cảng xuất (port of loading).Nếu nộp sau thời hạn này, CBP có quyền phạt tiền hoặc từ chối cho phép dỡ hàng tại cảng đến.

Khai sai hoặc khai chậm ISF có bị phạt hay không?

Khi khai sai hoặc khai chậm ISF thì sẽ phải chịu phạt và hình phạt có thể rất nghiêm trọng.Theo quy định của CBP, doanh nghiệp sẽ chịu:

- Phạt tiền lên đến 5.000 USD/lô hàng nếu không nộp, nộp muộn hoặc khai sai thông tin.

- Giữ hàng, từ chối dỡ hàng hoặc buộc tái xuất container nếu phát hiện vi phạm nghiêm trọng.

- Đưa vào danh sách kiểm tra rủi ro cao, khiến những lô hàng sau bị CBP kiểm tra chặt hơn, kéo dài thời gian thông quan và tăng chi phí lưu bãi.

Ngoài ra, khai sai ISF còn có thể ảnh hưởng đến điểm tuân thủ (compliance score) của doanh nghiệp, dẫn đến mất uy tín với đối tác và đại lý vận chuyển tại Mỹ.

Ai là người phải khai ISF?

Theo quy định, nhà nhập khẩu (Importer of Record) là người chịu trách nhiệm chính trong việc khai ISF. Tuy nhiên, vì ISF liên quan đến nhiều dữ liệu kỹ thuật, nên nhà nhập khẩu thường ủy quyền cho các bên chuyên nghiệp như:

- Forwarder hoặc logistics provider (đơn vị giao nhận vận tải)

- Customs broker (đại lý hải quan)

- ISF filing agent (đơn vị chuyên khai ISF trên hệ thống CBP).

Việc ủy quyền phải có văn bản chính thức (Power of Attorney – POA) để đảm bảo pháp lý. Dù có ủy quyền, Importer vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng nếu khai sai hoặc khai trễ, nên cần phối hợp chặt chẽ và kiểm tra thông tin trước khi nộp.

Cần lưu ý gì khi khai ISF?

Khai ISF tưởng đơn giản nhưng thực tế dễ xảy ra sai sót do dữ liệu phức tạp và liên quan đến nhiều bên. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

- Chuẩn bị dữ liệu sớm: Ngay khi xác nhận đơn hàng, doanh nghiệp nên thu thập thông tin từ nhà cung cấp, nhà sản xuất, mã HS, nơi đóng hàng… để kịp thời khai ISF.

- Phối hợp chặt chẽ giữa exporter – importer – forwarder: Mỗi bên nắm giữ một phần thông tin, nên việc giao tiếp rõ ràng giúp tránh trùng lặp hoặc thiếu dữ liệu.

- Khai đúng, kiểm tra kỹ: Lỗi nhỏ trong địa chỉ, mã HS hoặc mã vận đơn cũng có thể khiến CBP từ chối tờ khai.
- Chỉ cập nhật khi cần thiết: Sau khi nộp, chỉ nên sửa ISF nếu có thay đổi thật sự (ví dụ: thay đổi nơi đóng hàng, người giao hàng, hoặc số container).

- Lưu hồ sơ ISF ít nhất 5 năm để đáp ứng khi CBP yêu cầu kiểm tra.
- Phân biệt rõ ISF và AMS Manifest: ISF phục vụ an ninh (security filing), còn AMS là bản khai vận chuyển (manifest filing). Hai loại này độc lập nhau và đều bắt buộc.

>>> Xem nhanh: Chuyện gì sẽ xảy ra nếu khai ISF chậm?

Cần kê khai những thông tin gì trong ISF?

ISF còn được gọi là “10+2 filing” vì bao gồm 10 dữ liệu do nhà nhập khẩu cung cấp và 2 dữ liệu từ hãng vận chuyển. Cụ thể:

Các thông tin do nhà nhập khẩu cung cấp

- Seller – Người bán hàng (exporter).

- Buyer – Người mua hàng (importer).

- Importer of Record Number – Mã định danh hoặc số đăng ký của nhà nhập khẩu tại Mỹ.

- Consignee Number – Mã số người nhận hàng (nếu khác với importer).

- Manufacturer (hoặc Supplier) – Nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp trực tiếp hàng hóa.

- Ship-to Party – Nơi nhận hàng cuối cùng theo kế hoạch phân phối tại Mỹ.

- Country of Origin – Quốc gia nơi hàng được sản xuất.

- HTSUS Number – Mã HS theo biểu thuế nhập khẩu Hoa Kỳ (Harmonized Tariff Schedule of the US).

- Container Stuffing Location – Địa điểm đóng hàng vào container (thường là nhà máy hoặc kho).

- Consolidator – Đơn vị gom hàng hoặc forwarder chịu trách nhiệm đóng chung container.

Các thông tin do hãng vận chuyển hoặc forwarder cung cấp

- Master Bill of Lading / House Bill of Lading – Số vận đơn của lô hàng.

- SCAC Code – Mã định danh của hãng vận chuyển (Standard Carrier Alpha Code).

Tất cả thông tin trên được khai trực tiếp lên hệ thống ACE (Automated Commercial Environment) của CBP, và phải được gửi ít nhất 24 giờ trước khi container được xếp lên tàu.

>>> Xem thêm: Switch Bill Of Lading là gì? Những điều cần biết về Switch B/L?

Kết luận

ISF là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình nhập khẩu hàng hóa vào Mỹ bằng đường biển. Việc khai đúng, khai đủ và đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định của CBP, mà còn đảm bảo hàng hóa được vận chuyển và thông quan thuận lợi. Ngược lại, chỉ một sai sót nhỏ trong khai báo ISF có thể dẫn đến thiệt hại hàng nghìn USD, ảnh hưởng đến uy tín và tiến độ giao hàng. Tuân thủ nghiêm túc quy trình ISF chính là chìa khóa để mở cánh cửa xuất khẩu sang thị trường Mỹ an toàn, nhanh chóng và bền vững.

Công ty TNHH TM DV GOODPRICE VIỆT NAM

Email: [email protected]

Facebook: Goodprice Việt Nam

Phone: 0906368199 / 0916112833

Hotline: 1900636299